Ce que dit la loi
Depuis le 1er janvier 2018, pour lutter contre la fraude à la TVA, les entreprises qui encaissent des paiements de particuliers doivent utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé, capable de garantir que les données enregistrées ne peuvent pas être modifiées ou effacées après coup (inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données).
Un logiciel e-commerce qui enregistre les paiements de vos clients, comme Prestashop, peut être considéré comme un logiciel de caisse au sens de cette loi. Votre boutique en ligne est donc potentiellement concernée.
Êtes-vous concerné ?
L'obligation s'applique aux entreprises assujetties à la TVA qui vendent à des particuliers et enregistrent leurs paiements dans un logiciel. En revanche, ne sont pas concernées :
- Les entreprises qui sont en franchise en base de TVA, comme la plupart des micro-entrepreneurs.
- Les entreprises qui vendent uniquement à des professionnels.
- Les entreprises qui réalisent exclusivement des opérations exonérées de TVA.
La dispense pour les paiements par carte et virement
L'administration fiscale admet une tolérance qui concerne directement de nombreuses boutiques en ligne : vous êtes dispensé de l'obligation d'utiliser un logiciel certifié si tous les paiements de vos clients passent directement par un établissement de crédit (une banque) établi en France ou dans l'Union européenne. C'est le cas par exemple d'une boutique qui n'accepte que la carte bancaire et le virement, via sa banque.
Deux points de vigilance :
- Tous les paiements doivent remplir cette condition : si vous acceptez aussi les chèques, les espèces (par exemple lors d'un retrait en magasin) ou des chèques cadeaux, la dispense ne s'applique pas à ces encaissements.
- Le statut de votre prestataire de paiement compte : la tolérance vise les établissements de crédit. Un prestataire qui a seulement le statut d'établissement de paiement ou de monnaie électronique ne remplit pas forcément la condition. Vérifiez le statut de chacun de vos prestataires, ou posez la question à votre expert-comptable.
Si vous n'êtes pas dispensé
Si vous acceptez des paiements qui ne passent pas par une banque, vous devez pouvoir présenter, en cas de contrôle, un justificatif prouvant que le logiciel utilisé pour enregistrer ces paiements respecte les conditions de la loi :
- Soit un certificat délivré par un organisme accrédité.
- Soit une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel, établie à votre nom.
Prestashop, comme la plupart des logiciels e-commerce open source, n'est pas livré avec un certificat ou une attestation de conformité. Si vous encaissez des paiements en espèces ou par chèque, par exemple en boutique physique ou lors du retrait des commandes, la solution la plus simple est souvent d'enregistrer ces encaissements dans un logiciel de caisse certifié dédié, et de ne garder sur votre boutique en ligne que des paiements par carte et virement.
Que risquez-vous ?
Si vous êtes concerné et ne pouvez pas présenter de certificat ou d'attestation lors d'un contrôle, vous vous exposez à une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné, et vous disposez d'un délai de 60 jours pour vous mettre en conformité.
Conclusion
Pour les boutiques en ligne, la règle est simple : si vous êtes en franchise en base de TVA, ou si tous vos paiements passent par une banque, vous n'avez pas besoin de logiciel certifié. Dans les autres cas, faites le point avec votre expert-comptable sur vos moyens de paiement et sur les justificatifs à conserver.
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